時間と場所にとらわれずに利用可能な
クラウドサービス
電子署名「DocuSign eSignature」
2022/09/15
ドキュサイン・ジャパン株式会社
SMBセールスマネージャー 小山泰祉氏
今回は、ドキュサイン・ジャパン株式会社 SMBセールスマネージャーの小山泰祉様に「DocuSign eSignature」のサービス内容や特徴、導入のメリットなどについて、お話を伺いました。
44の言語に対応し、
世界で100万社以上の企業が導入
――電子署名「DocuSign eSignature」を始めたキッカケを教えてください。
小山 現在、44の言語に対応し、世界で100万社以上、数億人のユーザーにご利用いただいています「DocuSign eSignature」は、2003年にアメリカ・サンフランシスコで誕生しました。当時、紙の書類の処理が煩雑だったことから、インターネットで解決するにはというところからスタートしました。2015年にはドキュサイン・ジャパンが誕生し、国内のお客様に対して「DocuSign eSignature」を広めています。
――電子署名「DocuSign eSignature」の具体的な内容や特徴について教えてください。
小山 一言で申し上げると「時間と場所に囚われずに利用可能なクラウドサービス」です。私たちは、契約書を含めて合意が必要な文書を、そもそも紙の書類に署名していました。しかし、「DocuSign eSignature」は、対外的な契約書や社内の雇用契約書といった合意文書を発行し、署名してインターネット上で管理するクラウドサービスです。
――サービスを利用されているのは、どのような業種が多いのでしょうか？
小山
利用者数が多い業種は士業・金融・保険業です。紙の書類ですと回収の負担が大きいというところが一つの課題としてありました。私たちはパソコンだけでなく、スマートフォン、タブレットでご署名いただけます。高齢者の場合はメールで送っても、馴染みがなく対応できない方もいますが、タブレットを持って行って、対面でその場でご署名いただける機能もありますので、安心安全にご利用いただけることをメリットと感じていただいています。
あとは不動産業も多いです。宅建業法の改正に伴いまして、今まで対面で行っていたものがオンラインでできるようになり、ご利用が増えてきました。
また、最近ニーズが増えてきたのが病院です。コロナ禍で、接種署名や発熱状況の確認など紙の書類に書いてましたが、衛生面を考えると不衛生ということもあり、タブレットでチェックをしていただけるということからニーズが増えています。
「親権者同意書のデジタル化」で
いつでも契約を締結できる
――クリニックに導入することでどのようなメリットがありますか？
小山
まず全体的なお話をさせていただきますと、ペーパーレスによる管理・業務効率化が最大のメリットです。紙の書類ですと、紛失してしまうと個人情報の流出に繋がってしまいます。しかしクラウドサービスの場合は、署名していただいた段階でクラウド上にあがっていますので、管理の手間だけでなく個人情報流出の不安も解消されます。
そしてセキュリティ面での安心安全もメリットの一つです。私たちは外部の8つの認証を取得していて、そのうちの一つは金融機関が従うガイドラインに遵守しています。金融業界は、ローンや融資情報において多くの個人情報を扱うので、セキュリティに対する基準が高いと言われています。そこと同水準のセキュリティを備えています。この点は、個人情報を扱うクリニック様にとってもメリットの一つだと思います。
さらにクリニック様のメリットとしては、PowerForm(パワーフォーム)という機能を使ってできる「親権者同意書のデジタル化」です。クリニック様では、未成年者に施術を行う時に、親権者の同意書が必要になると思います。これまで使用していた紙の書類では、例えば自宅に忘れてきてしまった場合、施術を行うことができず、ビジネスの機会が損失していました。しかし、PowerFormは、契約書をURL化していますので、患者様が同意書を持ってくるのを忘れるということがなくなります。
またインターネット上にあるので、必要な時にアクセスができ、いつでもどこでも時間と場所に囚われることなく契約を締結できるサービスです。またメールやLINEでURLを送ることもできますので、契約書を確実にお届けできるという点もメリットに感じてくださっています。未成年の方の中にはメールアドレスを持っていないという方もいらっしゃいますが、「SMS配信機能」がありますので、スマートフォンのSMSを使って契約書を締結することもできます。手続きをスムーズに行えるうえ、ビジネス機会の損出もなくなりますので、大変ご好評をいただいております。
親権者同意書デモ動画
――具体的な成功例や効果を教えてください。
小山
私たちがまとめたデータでは、電子署名サービスをご利用いただいている方の94％が「便利」と感じているという回答があります。なかでも、「時間と場所にとらわれないので時間効率が上がった」という声を多くいただいています。例えば、上司の署名が必要な時に紙の書類ですと不在の場合はもらうことができません。しかし電子署名の場合は、海外にいても重要な決済や稟議ができるので、ビジネスのスピードを高められる点もご好評をいただいています。
また近年では、コロナ禍でテレワークがすすむなか、押印や署名をするためにわざわざ会社に出社しなといけないというようなことがニュースで取り上げられることもありましたが、「DocuSign eSignature」を導入いただいたことで、「家にいながら署名ができるようになりました」という声もいただいています。
また紙の書類の場合、管理が大変なうえ、大量の書類の中から探したい書類を見つけ出すのも時間がかかります。しかし、インターネット上にあがっていることで一元管理されていますので、「契約書を探すことが容易になり、管理業務が楽になった」という声は多くいただいています。
――特に好評を得ている機能は何ですか？
小山
日本のユーザー様にご好評いただいているのは印鑑機能です。シャチハタ社様と提携していますので、普段使っている印影をそのままインターネッ上で押すことができます。無料で電子印鑑を押せる点はご好評いただいています。
またシステムの面でも、システム連携ができる種類が多く、400以上のプラグインがあります。例えば、顧客管理システムと連携することによって、管理している項目を、そのまま電子署名の項目に使えますので、いちいち入力する必要がありません。クリニック様の場合、当然ながら契約者様の署名が必要ですし、卸先の法人との契約が必要になると思いますが、それを連携することができます。そういったシステムの連携の強みも特徴の一つです。
ビジネスに必要なプロセスを全てDX化し、
日本でも広めていきたい
――導入を検討されているクリニックへメッセージをお願いします。
小山 個人情報の管理、親権者同意書のデジタル化など、クリニック様に適した機能が多数揃っています。業務効率化やビジネス機会の損失を防ぐためにも、これからの時代は電子署名が必要になってくると思います。安心安全にご利用いただけますので、ぜひお問い合わせいただいてご体感ください。
――今後の展望を教えてください。
小山 弊社はビジネスに必要なプロセスを全てDX化するというところでプラットフォームを提供しており、その中の一部が「DocuSign eSignature」です。電子署名の会社と思われがちですが、例えば契約書の準備、文書管理ツールといったものを、すでにアメリカではリリースしていますので、日本でもそこを広めていきたいと思っています。そのことによって、電子署名以外のトータルのプロセスにお役立ていただきたいというのが今後の展望です。
